A július havi toplistás termékünk – iratrendező dossziétartó doboz – kapcsán került elő egy témakör, mely mindenkit érint: az iratok rendezése, tárolása.
Hogyan rendszerezzünk, hogy amikor szükségünk van a korábbi anyagokra, ne kelljen mindent felforgatni?
Irattárazási kisokos KKV-knak
A nyári csendesebb időszakban érdeklődéssel követjük nyomon az irattárazási doboz termékünk nagy forgalmát.
Hát persze! Előző év lezárva, az éves beszámoló (mérleg, eredmény kimutatás, stb.) elküldve. A tavalyi anyagok mehetnek pihenni! Kell a hely az újnak!
Mi is ezt tettük, és mivel az iratrendezés, pakolás közben felmerült több kérdés, leírjuk és továbbadunk egy „használati útmutatót” a vállalkozás iratainak rendszerezéséhez, archiválásához.
Lehet így is…
de nem érdemes!
Az Önökéhez gondos és igényes vállalkozásnál is ugye rend a lelke….
Hogy fontos-e az iratok gondos megőrzése a vállalkozásnál? Mi sem bizonyítja jobban, mint hogy külön be kell jelenteni, hol őrzi a vállalkozás az iratait. Biztos kevesen tudják, de erre külön NAV-os nyomtatvány is szolgál, amit könyvelőváltáskor is el kell küldeni elektronikusan. Ez természetesen a könyvelő dolga, mi pedig a gondos irat-tárazásra hívjuk fel a figyelmet.
Aki legyintene a témára, kérem, csak ezt a két mondatot olvassa el:
Milyen szankciókkal jár az, hogyha nincsenek meg adott időszak iratai? Hát nincs jó hírünk, mert a vállalkozónak kell pótolnia az adott határidőn belül.
Előzzük meg a bajt, tegyük gondosan rendet, helyezzük száraz beázás veszély nélküli helyre az iratokat.
Ami mindig legyen kéznél, az irodában egy erre külön fenntartott polcon, szekrényben, külön-külön gyűjtő dossziéban:
-
Társasági szerződés és módosításai, cégbejegyzés, aláírási címpéldány, bankszámla szerződés
-
Előző évek beszámolói, évenként külön: mérleg, eredmény kimutatás, könyvvizsgálói jelentés (ha van), taggyűlési jegyzőkönyv, év végi anyag/és vagy áru leltár, selejtezési jegyzőkönyvek, tárgyi eszköz leltár, év végi főkönyvi kivonat.
-
Állandó szerződések: egy külön dosszié, melybe a bérleti szerződés, könyvelővel, üzemorvossal kötött szerződést, közművek, telefonos, internet szolgáltatók szerződései, vagyis a rendszeresen számlázott szolgáltatások szerződéseit tartjuk, az eredeti példányokat. Logikája: bármelyik időszakunk kerül egy esetleges NAV ellenőrzésre, visszük magunkkal a Szerződések dossziét is, és ha kérik bemutatni egyik vagy másik szerződést, akkor ott van. Ha esetleg a legelső kiállított számla mögé csatoltuk és azt az időszakot nem kérték be ellenőrzésre, akkor még egy kör lesz a kedves látogatásból. Na és ki emlékszik, hogy melyik évben, melyik hónapban kiállított számla mögé csatoltuk??? Hány év anyagát kell átlapozni? Ezzel a módszerrel biztosan nem kell!
-
Az eseti szerződések eredeti példányait nem ide javasoljuk lefűzni, hanem csak egy másolatot, az eredeti szerződést, teljesítés-igazolást a számla mögé! Ha az adott számlát vizsgálják, akkor kérni fogják a szerződést is. Hol is van? a számlához csatoltuk, tehát azonnal kéznél! Ezt ráncsimító kúrának is tekinthetjük, nem hinnék el micsoda megkönnyebbülés, amikor ott kérnek tőlünk valamit és már adjuk is. J A revizornak is, higgyék el!
-
Lehet még egy vegyes dosszié: iparűzési adó, Intrastat, környezetvédelmi termékdíj, EKAER, súlyadó, céges autók papírjai (forgalmi másolat, törzskönyv inkább elzárva! biztosítások) (bármelyikkel kapcsolatban van kérdés, jöhet!)
-
Jótállási jegyek, garancia papírok
-
Munkaügyes dosszié: alkalmazottak szerződései (munkaszerződés, megbízás kinek mi van), üzemorvosi lap, egészségügyi kiskönyv, adatlap, éves jövedelmek kimutatásai (M29, M30-as lapok a könyvelőtől)
-
Fentieket ne archiváljuk, és ne dobjuk ki!
Nézzük, mit archiválhatunk, mit tehetünk ezekbe az iratgyűjtő dobozokba, mire nem lesz szükség, jó esetben, majd, csak ha ellenőrzést kapunk?
Az elmúlt év bizonylatait, az ésszerűség miatt ebben a csoportosításban javasoljuk:
Egy-egy időszakot egy dobozba, pl. 1-3 hó együtt
-
Bejövő belföldi számlák
-
Bejövő külföldi számlák
-
Kimenő belföldi számlák
-
Kimenő külföldi számlák
-
Banki kivonatok
-
Pénztár
Ha kész, lehet feliratozni a dobozt, mehet rá a teteje, tehetjük a polcra. Célszerű a doboz elejére ráírni, hogy melyik év melyik havi anyagai vannak benne. Ha ezt nem tettük meg, akkor sem gond, mert a doboz eleje lenyitható, és így átpakolás és cipekedés nélkül pillanatok alatt megtaláljuk, amit kerestünk.
Miért szeretjük ezt az iratgyűjtő doboz típust?
-
Nem kell ragasztószalaggal ragasztani, ami természetesen akkor adja meg magát, amikor éppen nem kellene
-
Beleférnek a dossziék kényelmesen, pontosan
-
Erős a doboz alja, nem fog kiszakadni.
-
Kényelmesen pakolható, van a tenyereket fel nem sértő fogólyuk két-oldalon
-
Könnyen egymásra rakható, rendezetten tárolható (vigyázat, nedves beázás veszélyes helyre ne tegyünk iratokat, a földre sem!)
-
Ha ésszerűen pakolunk, fél óra alatt maximum, indulásra kész az anyagunk egy esetleges ellenőrzés kapcsán
-
Ha ezekben a dobozokban, fenti rendszer mentén prezentáljuk cégünk iratanyagát a hivatalos szerveknek, pozitív fogadtatásban és megítélésben lesz részünk. Mint tudjuk, az első benyomás nagyon fontos!
Jó pakolást, iratrendezést!
Ha nincs kedve az iratokat rendszerezni, több év anyaga hever átláthatatlanul, de szeretne egy hasonló rendezettséget, kérje ajánlatunkat Budapest és környékén tudjuk vállalni az iratrendezést, archiválást is.
[]
1
Step 1
